برنامه ریزی برای تعطیلات اعضای تیم

همانطور که میدانید وقتی حرف از کارگروهی (تیم) میشود طبیعتا پتانسیلی به وجود می آید که صرفا برآیند یک شخص نیست و معنای آن چند روح پر انگیزه در ماحصل یک کار یا پروژه می باشد.

حال شما بعنوان مدیر یک تیم می بایست به مسائل زیر توجه داشته باشید تا محصول یا خدمت ارائه شده در زمان خود تولید و ارائه گردد.

تعطیلات برنامه ریزی شده

تئوری های سازمانی معاصر در مورد نیاز به کاهش وابستگی افراد و اطمینان از ادامه نمایش حتی در غیاب منابع کلیدی صحبت می کنند. در این زمینه، برای مدیران مهم است که برنامه‌ریزی موثر تعطیلات را انجام دهند، زیرا با تعطیلات برنامه‌ریزی‌شده و غیربرنامه‌ریزی شده و زمان‌هایی که اعضای تیم خود در نظر می‌گیرند، برخورد می‌کنند. این بدان معناست که وقتی کارمندان به تعطیلات می روند، مدیران باید اطمینان حاصل کنند که کار لطمه نمی زند و تیم های آنها تحویل ها را به تاخیر نمی اندازند. به عبارت دیگر، مدیران باید برای تعطیلاتی برنامه ریزی کنند که کارکنان آنها به طور موثر و مطابق با سیاست های سازمانی انجام دهند. به عنوان مثال، بسیاری از شرکت های چندملیتی مانند Fidelity از کارمندان خود می خواهند که تعطیلات برنامه ریزی شده خود را از قبل اعلام کنند و زمان یک ربع معمولاً زمانی است که کارمندان باید تعطیلات برنامه ریزی شده خود را اعلام کنند. این بدان معناست که اعضای تیم باید تعطیلات برنامه ریزی شده خود را در ابتدای هر سه ماهه وارد سیستم مدیریت افراد یا نرم افزار کنند تا مدیران بتوانند با در نظر گرفتن تاریخ تحویل و برنامه پروژه، برای تعطیلات بودجه بندی کنند. در واقع، این روش درخواست از کارکنان برای اعلام تعطیلات برنامه ریزی شده خود از قبل منجر به به حداقل رساندن تضاد بین تعطیلات اعضای تیم می شود و منجر به عملکرد روان تیم ها می شود.

تعطیلات برنامه ریزی نشده

بخش قبل به تعطیلات برنامه ریزی شده می پردازد. با این حال، مدیران باید برای تعطیلات برنامه ریزی نشده نیز آماده باشند که ناشی از شرایط اضطراری شخصی و حوادث ناگهانی و غیرمنتظره مانند بیمار شدن کارمند یا ملاقات با یک حادثه است. جنبه کلیدی در اینجا این است که مدیریت تعطیلات برنامه ریزی شده آسان تر از تعطیلات برنامه ریزی نشده است زیرا غیبت ناگهانی کارمند منجر به اختلال در برنامه کاری می شود و بر تحویل کالاهای تحویلی کلیدی تأثیر می گذارد. اینجاست که مهارت های مدیر در مدیریت افراد، مدیریت پروژه و مدیریت ریسک مورد آزمایش قرار می گیرد. این به این دلیل است که مدیر باید سایر اعضای تیم را متقاعد کند تا وظایفی را که کارمند غایب انجام می‌داد به پایان برسانند، اختلالات بودجه در برنامه مدیریت پروژه را تامین کنند، و برنامه مدیریت ریسک را که جزئیات مراحلی را که باید در چنین سناریویی برداشته شود، واقعی کند. در واقع، غیبت های برنامه ریزی نشده به طور بالقوه به چشم انداز سازمان ها آسیب می زند، به ویژه زمانی که کارمند غایب در حال انجام یک کار مهم یا حیاتی است. بنابراین، وابستگی افراد باید به حداقل برسد و این لازمه همه مدل‌های بلوغ قابلیتی است که بلوغ فرآیندی و سازمانی را تأیید می‌کنند.

راه های مدیریت غیبت ها

با این اوصاف، لازم به ذکر است که تعطیلات برنامه ریزی شده و غیر برنامه ریزی شده چالش هایی را برای مدیران به همراه دارد، زیرا بودجه بندی برای تعارض در تعطیلات برنامه ریزی شده و مقابله با شرایط اضطراری در صورت مرخصی غیر برنامه ریزی شده نیاز به مهارت های زیرکانه مدیریت پروژه دارد. بنابراین، بهتر است مدیران از قبل تعطیلات برنامه ریزی شده را تأیید کنند و کارمندانی را که می خواهند همزمان به تعطیلات بروند متقاعد کنند که کارمند دیگری می خواهد برنامه های تعطیلات را تغییر دهد تا حداقل تأثیری در تحویل پروژه داشته باشد. بهترین راه برای مقابله با تعطیلات برنامه ریزی نشده، شناسایی کارمندان پشتیبان برای هر کارمند است و زمانی که کارمند غیبت کرد، باید یک انتقال آرام به کارمند(های) پشتیبان انجام شود. این فرآیند در سازمان هایی مانند IBM دنبال می شود که در آن هر کارمند یک کارمند پشتیبان دارد تا در صورت بروز اختلال از کار مراقبت کند.

سخن پایانی

علاوه بر این، نیاز به استقلال فرد زمانی احساس می شود که چنین مواردی رخ می دهد و به همین دلیل است که سازمان ها نباید تمام تخم های خود را در یک سبد قرار دهند و منابع کلیدی را همیشه ارتقا دهند. به عبارت دیگر، تا زمانی که این کارمند(ها) حضور دارند و کار خود را انجام می دهند، بازی کردن علاقه مندی ها با وابستگی آشکار به برخی از کارمندان و تبدیل آنها به ستاره با هاله اشکالی ندارد. وقتی این منبع کلیدی وجود ندارد، تیم نباید آسیب ببیند و بنابراین، بهتر است سایر اعضای تیم نیز آراسته باشند.