برای انجام کارها یک رویه داشته باشیم

درواقع رویه‌ها پیش‌برنده‌ی کارهای یک شرکت هستند. در حالی که سیاست‌ها شیوه‌ی تصمیم‌گیری افراد را هدایت می‌کنند،
اصولا رویه‌ها چگونگی انجام و تکمیل یک وظیفه یا فرآیند را نشان می‌دهند.
قاعدتا رویه‌ها عمل محور هستند و بر اساس اقداماتی که باید در عمل صورت بگیرند، ایجاد می‌شوند و مراحل انجام کار و ترتیبی را که در این مراحل باید رعایت شود، مشخص می‌کنند.
و در آخر رویه‌ها اغلب آموزشی هستند و ممکن است که جهت آموزش و جهت دهی به افراد از آنها استفاده شود. رویه‌هایی که خوب نوشته شده باشند دقیق، صریح، استوار، واقع گرایانه، مختصر و مفید هستند.

بسیاری از رویه‌ها سیاه و سفید یا به عبارت دیگر صفر و یکی هستند و به طور صریح و روشن، روش انجام یک کار را مشخص می‌کنند:
«اول الف را انجام دهید، بعد ب، بعد پ». اما گاهی اوقات لازم است که اینقدر خشک و دقیق نباشند و فضایی را برای تصمیم گیری شخصی افراد در نظر بگیرند. وقتی یک رویه خیلی خشک و بدون انعطاف‌پذیری باشد، ممکن است باعث آشفتگی و پریشانی افراد گردد.
از آنجایی که اتفاقات زندگی همیشه ساده و صریح و قابل پیش‌بینی پیش نمی‌روند، لازم است که در برخی رویه‌ها جایی برای تصمیمات افراد نیز در نظر بگیرید.

چه زمانی به یک رویه نیاز خواهیم داشت؟
هر چیزی به داشتن رویه نیازی ندارد، پس برای وظایف پایه‌ای رویه نوشته نمی‌شود مگر در شرایطی که افراد چنین وظایفی را نادیده می‌گیرند. قانون اول در نوشتن رویه این است که مطمئن شوید که دلیل خوبی برای نوشتن آن وجود دارد: شاید افرادتان برخی از وظایفی را از قلم می‌اندازند، شاید کاری را همواره به صورت اشتباه انجام می‌دهند، یا شاید وظایف آنقدر طولانی و پیچیده هستند که برای درست انجام دادن آنها به یک چک‌لیست نیاز است.

نوشتن یک رویه تنها زمانی ضروری است که با مسئله‌‌ای مهم یا فرآیندی مواجه هستیم که ارزش قابل توجهی ایجاد خواهد کرد و یا درست انجام نشدن آن هزینه‌ی سنگینی به دنبال خواهد داشت. قبل از اینکه نوشتن یک رویه را آغار کنید از خود بپرسید که آیا افراد به بیشتر دانستن درمورد آن کار نیازی دارند یا خیر.

زمانی به نوشتن رویه نیاز خواهید داشت که یک فرآیند:
▫️طولانی است (مثال: انبارگردانی آخر سال).
▫️پیچیده است (مثال: مدیریت مزایای کارمندان).
▫️روتین و تکراری است، اما بسیار مهم است که تمام افراد به طور دقیق وظیفه‌ی خود را در طول آن فرآیند انجام دهند (مثال: بخش حقوق و دستمزد).
▫️نیاز به پیگیری دارد (مثال: پیگیری درخواست افزایش بودجه).
▫️شامل مستندسازی می‌شود (مثال: برخورد انضباطی با یک کارمند).
▫️شامل تغییرات قابل ملاحظه‌ای می‌شود (مثال: نصب و راه اندازی یک سیستم کامپیوتری جدید در شرکت).
▫️اگر اشتباه انجام شود، عواقبی جدی در پی خواهد داشت (مثال: قوانین مربوط به ایمنی).

در یک شرکت، بسیاری از کارها بدون داشتن رویه‌‌ای مکتوب و بر اساس قوانین نانوشته و رویه‌های غیررسمی، انجام می‌شوند. اما گاهی این قوانین نانوشته باید در چارچوب یک رویه آورده شوند، مانند مواقعی که:

▫️سوالات مشابه مرتباً توسط افراد پرسیده می‌شوند.
▫️به نظر می‌رسد که افراد در انجام یک کار گیج شده‌اند.
▫️افراد رویه‌ی (غیر رسمی و نانوشته) انجام یک کار را به اشکال مختلفی تفسیر و پیاده‌سازی می‌کنند.