استقرار سیستم مدیریت کیفیت ISO 9000 در سازمان

به طور کلی مراحل اجرای مدیریت کیفیت براساس استانداردهای ISO 9000 به ترتیب زیر است :

۱- مرحله توجیه و آموزش
۲- مرحله ساخت و مستند سازی
۳- مرحله استقرار
۴- مرحله اثبات

هر یک از این مراحل خود به گامهای متعددی تقسیم می شو دکه اطلاع دقیق از جزئیات آنها مستلزم صرف وقت بسیار است . آنچه که در این بخش از نظر می گذرد فشرده و اجمالی از مهترین این فعالیته ا است .
اجرای ISO 9000 به معنی طرح ریزی یک سیستم مدیریت کیفیت ، استقرار آن براساس خواسته های استاندارد مذکور ، به تائید رساندن آن توسط یکی از موسسات مجاز ممیزی و سرانجام صدور گواهینامه ISO 9000 برای مدت معین است . که جهت طی این مراحل می بایست گامهای زیر برداشته شود:

۱- تصمیم و ماموریت
اولین گام اجرای ISO 9000 تصمیم و تعهد مدیریت عالی سازمان نسبت به کیفیت است .
لااقل مدیران رده بالای سازمانها باید به اهمیت و ارزش ISO 9000 پی برده ، آن را باور داشته و به میزان کاری که برای اجرای آن باید انجام شود، وقف کامل داشته باشد.
باید اجرای کار به زمانی محول شو دکه این تردیدها کاملاً‌مرتفع شده باشد. تصمیم و تعهد نیروهای راهبری سازمان برای اجرای ISO 9000 به تنهایی کافی نیست بلکه همکاران شاغل در سازمان نیز به نوعی معتقد ، متعهد ، مکلف و موظف به انجام این کار بوده و بدین لحاظ لازم است تمامی همکارانی که درگیر این کار می شوند از مزایا و امتیازات حاصل ا زاجرای ISO 9000 هم برای سازمان و هم برای شخص خودشان و همچنین از موانع و مشکلات احتمالی آن مطلع باشند.

۲- انتخاب محدوده
سوال مهمی که در زمان تعریف مطرح می شو داین است که آیا ISO 9000را باید برای همه بخشها، قسمتها و زیر مجموعه های سازمان به طور هم زمان اجرا کرد؟ یا اینکه می توان ابتدا آن را به صورت نمونه در یکی از قسمتهای سازمان به اجرا درآورد ؟ بدیهی است که این سوال برای سازمانهای بزرگ مطرح است ، زیرا در اینگونه سازمانها همیشه دلایلی وجود دارد کهضرورت اجرایی ISO 9000 را ابتدا برای یک قسمت به صورت نمونه و تعمیم آن به سایر قسمتها توجیه می کند. روشن است اگر قسمت انتخاب شده برای نمونه از استقلال کافی برخوردار نباشد، ا زیک سو ممکن است در عمل مشکلااتی پیش آید و از سوی دیگر باز هم سازمان مزایای منرتب بر گواهی ISO 9000 نمی تواند به نحو مطلوب استفاده کند.

۳- طرح ریزی پروژه
لازم است در تمامی سازمانهایی که قصد دارند سری استاندارد ISO 9000 رااجرا کنند، فرآیند عملیات و آماده سازی سازمان برای دریافت گواهینامه در یک پروژه مشخص ، تعریف و متمرکز شود، مهمترین بخش در طرح ریزی پروژه ،‌انتخاب مدیری و مسئول احرای پروژه است ، زیرا همه چیز بستگی به انتخاب درست مدیر پروژه و همکاران وی دارد. هنگامی که انتهای این پروژه محدود و مشخص باشد، لازم است برنامه زمانی نیز داشته باشد. همچنین هزینه های مترتب بر اجرای پروژه باید در آن پیش بینی و منظور شود.

نکته دیگری که لازم است در طرح ریزی پروژه ملحوظ شود، نحوه بکارگیری پشتیبانیهای خارجی از قبیل استفاد هاز مشاوران یا سایر امکاناتو نیروهایخارج از سازمان است .

۴- تجزیه و تحلیل سازمان
شاید برای مدیران سازمان های کوچک که معمولاً موسس سازمان هستند ، تعجب آور باشد وقتی که گفته شود لازم است آنها خود را مجدداً بشناسند و آن را تجزیه و تحلیل کنند.
منظور از تجزیه و تحلیل سازمان است است ک هبا نگرشی متفاوت از گذشته وضعیت موجود سازمان از جهات مختلف مورد بررسی و تجزیه و تحلیل قرار گیرد. تجزیه و تحلیل سازمان در حقیقت ابزاری است برای شناخت شیوه مناسب برنامه ریزی و پیشبرد کار و برقراری ارتباط بین اجزا مختلف برنامه.
هر چند اینگونه تجزیه و تحلیل ها در ایجاد یک سیستم مدیریت کیفیت بی اهمیت نیست ، ولی کافی هم به نظر نمی رسد. به علاوه آنچ هرا که ما به عنوان تجزیه و تحلیل سازمان مدنظر داریم تامین نمی کند.
در اینجا بیشترین توجه ما به فعالیتهای موجود در سازمان معطوف است ، به عنوان مثال برای ما مهم که بدانیم در یک ماموریت برای ارسال یک محموله برای مشتری چه اتفاقاقی بوقوع می پیوندد و چگونه عمل می شود.
بحث در مورد ضرورتا ین کار و چگونگی انجام آن نیازمندفرصت بیشتر است .

۵- ارزیابی مقدماتی (Pre Assessment)
مهمترین قسمت یک سیستم مدیریت کیفیت موثر، مجموعه روشها و دستورالعمل های کیفیت است که به منظور حصول حداکثر در کار ، تدوین می شوند. عمل ارزیابی اولیه بعد از تجزیه و تحلیل سازمان و یا همزمان با آن انجام می شود و هدف آن شناسایی اینگونه شیوه ها و دستورالعمها است . کاملاً روشن است که لااقل در برخی از محدوده های فعالیت هر سازمان ، روشهاو دستورالعمهایی وجود دارند و مورد عمل قرار می گیرند ( ولی ممکن است به این عنوان شناخته نشوند)
که لازم است آنها را مکتوب و مستند کرد تا بتوان آنها راب ا خواستهای استاندارد تطبیق داد.
معمولاً میزان کاری که لازم است تا روشها و دستورالعمهای موجود به صورت مکتوب درآید. زیاد و صاقت فرسا نیست . بدین ترتیب ارزیابی اولیه تهیه فهرستی خواهد بود کهر وشها و دستورالعمهایی را که وجود داشته اند و یا بوجود آمده اند و یا باید بعداً آنها را مکتوب و مستند کرد مشخص می کند.

نتیجه دیگر ارزیابی اولیه از دیدگاه استراتژیک این است که مشخص می کند درباره هر از روشها و دستورالعمها چگونه باید خواسته های ISO 9000 را منطبق کرده و تامین نمود.

۶- طراحی نظام کیفیت و ساختار مستندات
بعد از مرحله ارزیابی مقدماتی لازم است نظام کیفیت سازمان طراحی و ساختار مستندات آن مشخص با توجه به نتایج حاصل از ارزیابی اولیه صورت می پذیرد.
تهیه و تدوین روشها و دستورالعمهای سیستم تضمین کیفیت از مهمترین و جدی ترین بخش از پروژه ISO 9000س در سازمان است ، یک سیستم مدیریت کیفیت بصورت روزانه باکمک در اینجا باید توجه دقیق نمو دکه حتماً کار بین همکاران تقسیم شود.
هر قدر در این مقطع ، ازه مکاران بیشتری استفاده شود، به همان نسیت مشکلات اجرایی هنگام استقرار سیستم کمتر خواهد بود. لذا لازم است در این مقطع تعداد کافی ازه مکارات شرکت به کمک گروه پروژه بیایند و از مشاور نیز راهنمایی هایی لازم برای انجام کار را بگیرند.
چگونگی تهیه و تدوین روشها و دستورالعمها و نکاتی ک باید در آن رعایت شود، خود موضوع بحث مفصلی است که در جزوه دیگری به آن پرداخته شده است .

۷- مستند سازی
بخش فایل رویت یک نظام کیفیت روشها و دستورالعمها و مکتوب کردن آنها ( مستند سازی ) است . البته باید توجه کرد که نظام کیفیت فقط به مستند سازی نمی شود. در مورد سطوح مختلف مستند سازی و جزئیات بیشتر آن در جزوه مستند سازی به تفصیل سخن گفته شده اس آنچه در اینچا باید گفت است که در مستند سازی باید خواسته های استاندارد مورد توجه قرار گرفته و مستندات مورد نیاز تهیه گردیده و شرایط مناسب برای کنترل مستندات فراهم شود.

۸-استقرار نظام کیفیت پس از انجام فرآیند مستندسازی، سازمان باید پیاده ( مستند یافته ) و مدتی نیز عمل کند. استقرار نظام کیفیت را می توان به صورت تدریجی و یا پس از طراحی در مقطع مشخص انجام داد. بعلاوه می توان نظام را ا زیک بخش یا قسمت شروع کرد و به تدریج به سایر بخشها تعمیم داد. هر یک از شیوه های مورد عمل دارای مزایا و معایبی است که خود می تواند موضوع بحث مفصل و مستقلی باشد.

۹- ممیزی داخلی نقش مهمی در اجرای موفقیت آمیز کیفیت در هر سازمان بر عهده دارد گروهی که ایت وظیفه را بر عهده خواهند گرفت، باید متناسب با اهداف و ماموریت های این کار انتخاب و در مورد چگونگی انجام آن بدرستی آموزش بینند. در مورد چگونگی انتخاب و آموزش ممیزین داخلی نیز سخن بسیار است کهدراین مختصر نمی گنجد.

۱۰- ایجاد ارتباط و انتخاب ممیز شخص ثالث ٍٍ
برای دریافت گواهینامه ISO 9000 لازم است سیستم مدیریت و چگونگی استقرار این توسط یکی از ممیزان مستقل ( شخص ثالث) مورد ارزیابی و ممیزی قرار گیرد. معمولاً سازمان هایی که ISO 9000 را اجرا می کنند. حداقل از سه شرکت صادر کننده گواهینامه پیشنهادمی گیرند و با توجه به جهات اقتصادی و شرایط پیشنهادی آنها یکی را انتخاب می کنند.
انجام ممیزی عملی نیست که فقط برای یک بار صورت پذیرد . علاوه بر ممیزیهای متعدد که قبل از دعوت ممیزین شخص ثالث توسط ممیزین آموزش دیده در داخل شرکت انجام می شود، برای اطمینان از حفظ و نگهداشت سیستم مدیریت کیفیت پس از دریافت گواهینامه ISO 9000 عمل ممیزی در فواصل زمانی معین و بطور منظم باید تکرار شود. بعلاوه گواهینامه های ISO 9000 نیز معمولا برای مدت ۳ سال اعتبار دارد. بدین لحاظ ضرورتاً یک ارتباط دائمی بین ممیز شخص ثالث و سازمان برقرار خواهد شد که اهمیت و دقت نظر در انتخاب اولیه ممیزی را توجیه و اجتناب ناپذیر می کند. از این جهت انتخاب ممیزین مستلزم دفت نظر کافی است .

۱۱- ممیزی شخص ثالث ( ممیزی صدور گواهینامه )
ممیز شخص ثالث نقطه اوج اجرای ISO 9000 است . هر قدر اطلاعات ما از انتظارات ممیزان و چگونگی انجام آن بیشتر باشد ، به همان نسیت به این کار باس هولت بیشتر و تنش کمتری انجام می شود. هماهنگونه که اشاره شده ممیزی یک عمل یک پاره نیست و باید به دفعات تکرار شود لذا هر قدر در این مورد اطلاعات بیشتر داشته باشیم می توانیم کار را راحت تر انجام دهیم .

۱۲- ارائه گواهینامه (بازاریابی)
برای این ک هاز تلاش ها و هزینه های صرف شده برای دریافت گواهینامه ISO 9000 حداکثر استفاده به عمل آید لازم است سازمان استراتژی خود را برای استفاده بهین هاز گواهینامه ISO 9000 مشخص و برنامه مناسب را تدوین و اجرا کند.