مراحل و مزایای حسابرسی منابع انسانی

حسابرسی منابع انسانی روشی جامع برای راستی‌آزمایی عینی و سیستماتیک رویه‌ها، مستندات، خط‌مشی‌ها و رویه‌های رایج در سیستم منابع انسانی سازمان است. ممیزی موثر منابع انسانی به شناسایی نیاز به بهبود و ارتقای عملکرد منابع انسانی کمک می کند. همچنین سازمان را در حفظ انطباق با قوانین و مقررات همیشه در حال تغییر راهنمایی می کند. بنابراین، حسابرسی منابع انسانی به تجزیه و تحلیل شکاف بین «کارکرد فعلی منابع انسانی» و «آنچه باید باشد/می‌تواند بهترین عملکرد منابع انسانی ممکن باشد» در سازمان کمک می‌کند.

اگرچه حسابرسی منابع انسانی مانند حسابرسی مالی اجباری نیست، اما امروزه سازمان‌ها برای بررسی سیستم منابع انسانی موجود در راستای سیاست‌ها، استراتژی‌ها و اهداف و الزامات قانونی سازمان، حسابرسی منظم منابع انسانی را انتخاب می‌کنند. حسابرس منابع انسانی می تواند داخلی یا خارجی سازمان باشد. به طور کلی، شرکت های مشاور منابع انسانی خدمات حسابرسان خارجی منابع انسانی را ارائه می دهند.

لازم است مدیریت ارشد شرایط و دامنه حسابرسی را به وضوح قبل از شرکت خارجی تعیین کند تا حسابرسی موفق شود. این شامل تعریف هدف دقیق حسابرسی، یعنی. بررسی انطباق با الزامات قانونی و خط مشی های سازمان، شناسایی حوزه های مشکل دار برای جلوگیری از بحران با برنامه ریزی مناسب، تجزیه و تحلیل راه های پاسخگویی بهتر به نیازهای افراد ذیربط (کارکنان، شرکا یا جامعه)، سنجش فرآیندهای کاری، جستجوی فرصت های مرتبط با منابع انسانی موجود در سازمان. ، رسیدگی به وضعیت ادغام و تملک و غیره.

اجزای اولیه سیستم منابع انسانی که عموماً حسابرسی می شوند عبارتند از:

اسناد، شرح وظایف، خط مشی های پرسنل، خط مشی های قانونی، استخدام و انتخاب، آموزش و توسعه، سیستم پاداش و مزایای کارکنان، مدیریت شغلی، روابط کارکنان، سنجش عملکرد و فرآیند ارزیابی، پایان کار. ، شاخص های کلیدی عملکرد و سیستم های اطلاعات منابع انسانی (HRIS).

کل فرآیند حسابرسی منابع انسانی به طور گسترده در مراحل زیر تقسیم بندی می شود:

اطلاعات پیش از حسابرسی، بررسی در محل، بررسی سوابق، و گزارش حسابرسی.

سه مرحله اول شامل مجموعه گسترده ای از اطلاعات کمی و کیفی است. روش جمع آوری اطلاعات به اندازه مخاطب هدف، در دسترس بودن زمان و نوع داده ای که باید جمع آوری شود بستگی دارد. مرحله اطلاعات پیش از ممیزی شامل بررسی خط‌مشی‌های سازمان، دستورالعمل‌های منابع انسانی، کتابچه‌های راهنمای کارکنان، گزارش‌ها و غیره است که اساس کار در سازمان را تشکیل می‌دهند. مرحله بعدی بررسی در محل، شامل پرسشنامه، مصاحبه، مشاهده، بحث های غیررسمی، نظرسنجی یا ترکیبی از این روش ها برای دریافت ورودی های لازم از اعضای سازمان است. مرحله بررسی سوابق مستلزم اسکن دقیق سوابق جاری منابع انسانی، پرونده‌های کارکنان، آمار غیبت و جابجایی کارکنان، اعلامیه‌ها، ادعاهای جبران خسارت، ارزیابی عملکرد و غیره است.

با استفاده از داده های جمع آوری شده، چک لیست منابع انسانی تکمیل می شود که روشی پرکاربرد برای انجام ممیزی منابع انسانی است. در روش چک لیست، فهرستی از تمام مشخصات سیستم تحت ممیزی، یعنی. خط‌مشی‌ها، رویه‌ها یا شیوه‌ها به‌صورت متوالی ایجاد می‌شوند. در مقابل هر آیتم خاص، رویه واقعی که توسط سازمان دنبال می شود ذکر شده است. سپس رویه تعریف شده و عمل واقعی برای تعیین انطباق بین این دو و همچنین تجزیه و تحلیل انحراف از انطباق با یکدیگر مقایسه می شوند. بر اساس این تجزیه و تحلیل، گزارش حسابرسی نهایی با نتیجه گیری و توصیه های مناسب مطابق با نقاط قوت و ضعف عملکرد منابع انسانی همراه با بهبودهای لازم در صورت لزوم مطابقت دارد.

بنابراین حسابرسی منابع انسانی به استفاده بهینه از منابع داخلی و به حداکثر رساندن اثربخشی سرمایه انسانی در سازمان کمک می کند. در عین حال، در ساده‌سازی فرآیندها و شیوه‌های منابع انسانی با بهترین شیوه‌ها و استانداردهای صنعت مفید است.